Co przygotować przed zleceniem strony internetowej?

Czy trzeba mieć wszystko gotowe przed zleceniem strony?

Nie. Żeby zacząć rozmowę o nowej stronie internetowej, wystarczy zebrać najważniejsze informacje o firmie i jej ofercie — reszta materiałów może dopiero powstawać w trakcie pracy nad projektem. Brief nie jest egzaminem: to formularz, który ma pomóc ustalić zakres strony, a nie sprawdzić, czy ktoś zna się na marketingu internetowym albo projektowaniu graficznym.

Ten artykuł pokazuje, jakie materiały warto przygotować przed zleceniem strony internetowej, dlaczego dobre przygotowanie ułatwia wycenę i jak wygląda checklista, którą można przejść krok po kroku, zanim wypełni się brief. Jeśli część elementów z listy poniżej nie jest jeszcze gotowa, to nie powód, żeby odkładać kontakt z wykonawcą — braki spokojnie można doprecyzować w rozmowie, a niektóre materiały, na przykład ostateczne zdjęcia czy dopracowane teksty, dostarczyć już w trakcie realizacji.

Dlaczego dobre materiały ułatwiają wycenę?

Wycena strony internetowej zależy od zakresu projektu: liczby podstron, funkcji, ilości treści do przygotowania i stopnia skomplikowania struktury. Im więcej wykonawca wie o firmie już na starcie, tym mniej musi zgadywać i tym łatwiej dobrać zakres, który faktycznie odpowiada potrzebom, zamiast poprawiać założenia w trakcie rozmów.

Dokładniejsza wycena zawsze zależy od konkretnego zakresu — dlatego zamiast szukać jednej uniwersalnej stawki, warto sprawdzić, co realnie wpływa na koszt strony internetowej. Podobnie wygląda sprawa z przebiegiem samej pracy: to, kiedy materiały trafiają do wykonawcy, ma bezpośredni wpływ na to, jak sprawnie przechodzi się przez kolejne etapy projektu — więcej na ten temat znajdziesz w artykule ile trwa stworzenie strony internetowej.

Dobry brief nie oznacza dużej ilości pracy po stronie klienta. Oznacza raczej uporządkowanie tego, co firma i tak już wie o sobie: czym się zajmuje, do kogo mówi i czego oczekuje od strony.

Dane firmy i podstawowe informacje

Punktem wyjścia jest zestaw podstawowych danych: nazwa firmy, forma działalności, dane kontaktowe (telefon, e-mail, adres, jeśli firma działa lokalnie) oraz krótki opis tego, czym firma się zajmuje. Ten opis nie musi być gotowym tekstem na stronę — wystarczy kilka zdań, które pozwolą wykonawcy zrozumieć profil działalności.

Warto też zaznaczyć, do kogo firma faktycznie mówi: czy obsługuje klientów indywidualnych, firmy, czy jedno i drugie. Ta informacja wpływa na ton komunikacji i strukturę treści na stronie, więc lepiej ustalić ją na starcie niż poprawiać już po zaprojektowaniu układu.

Oferta, usługi i obszar działania

Lista usług lub produktów to jeden z ważniejszych elementów briefu — decyduje o tym, ile podstron faktycznie potrzeba i jak je ułożyć w menu. Nie musi to być gotowy opis marketingowy — wystarczy uporządkowana lista z krótkim komentarzem przy każdej pozycji.

Równie istotny jest obszar działania: czy firma pracuje lokalnie, w kilku miastach, ogólnopolsko, czy może wyłącznie online. Ta informacja wpływa między innymi na to, czy na stronie potrzebna jest mapa dojazdu, czy raczej informacja o zasięgu dostaw lub obsługi zdalnej.

Jeśli oferta mieści się w kilku zdaniach, a firma ma jedną główną usługę i jedną grupę klientów, warto od razu sprawdzić, czy wystarczy prosta strona jednostronicowa, czy lepiej sprawdzi się strona firmowa z kilkoma podstronami. To pytanie łatwiej rozstrzygnąć, mając spisaną ofertę, niż zgadując na etapie projektowania.

Logo, kolory i identyfikacja wizualna

Jeśli firma ma już logo, najlepiej przekazać je w najlepszej dostępnej jakości — najlepiej w formacie wektorowym, na przykład SVG, PDF lub AI, bo taki plik da się swobodnie skalować bez utraty jakości. Jeśli logo istnieje tylko w formie rastrowej, na przykład jako PNG czy JPG, warto przekazać wersję o możliwie największej rozdzielczości.

Przydają się też informacje o kolorach firmowych — kody kolorów, jeśli są ustalone, albo po prostu wskazanie, jakie barwy kojarzą się z marką. Jeśli firma ma księgę znaku albo wytyczne dotyczące identyfikacji wizualnej, to dobry materiał wyjściowy dla projektanta.

Brak logo nie jest przeszkodą w rozpoczęciu rozmowy o stronie. Można to zaznaczyć w briefie jako osobną potrzebę — zakres takiej pracy ustala się indywidualnie, w zależności od tego, czego dokładnie firma potrzebuje.

Teksty na stronę i język komunikacji

Gotowe teksty ułatwiają pracę, ale nie są warunkiem, żeby zacząć projekt. Wystarczy zestaw najważniejszych informacji: opis oferty, kilka zdań o firmie, ewentualne dotychczasowe materiały marketingowe — ulotki, oferty w PDF, wcześniejsze opisy usług. Na ich podstawie łatwiej dopracować ostateczne treści na stronę.

Warto też określić styl komunikacji: czy firma zwraca się do klientów bezpośrednio, czy raczej formalnie, czy komunikacja ma być rzeczowa, czy bardziej swobodna. Taka wskazówka pomaga dobrać ton tekstów, zanim ktokolwiek zacznie je pisać albo redagować.

Zdjęcia, grafiki i materiały do portfolio

Najlepiej sprawdzają się własne zdjęcia firmy, zespołu, wnętrz czy zrealizowanych projektów — pokazują realny charakter działalności i wyróżniają stronę na tle stron opartych na przypadkowych grafikach. Ważna jest też kwestia praw do zdjęć: jeśli zdjęcia pochodzą z internetu, warto sprawdzić, czy firma ma prawo ich użyć, zamiast wstawiać materiał bez pewności co do licencji.

Jeśli firma ma realizacje, certyfikaty, nagrody albo opinie klientów, warto zebrać je w jednym miejscu — takie materiały dobrze sprawdzają się na stronach usługowych, gdzie liczy się pokazanie konkretnych efektów pracy. Jeśli własnych zdjęć jeszcze nie ma, to nie blokuje startu projektu — można to zaznaczyć w briefie i uzupełnić materiały na dalszym etapie.

Przykładowe strony i konkurencja

Linki do stron, które się podobają, to jeden z najbardziej praktycznych materiałów, jakie można przekazać. Nie chodzi o to, żeby wskazać stronę do skopiowania, tylko o to, żeby pokazać kierunek: układ, kolorystykę, sposób prezentowania oferty czy ogólny klimat. Warto przy każdym przykładzie dopisać jedno zdanie, co konkretnie się podoba — sama strona bez komentarza mówi mniej, niż mogłoby się wydawać.

Pomocna bywa też wiedza o konkurencji: jak wygląda jej strona, czego na niej brakuje, co warto zrobić inaczej. To pozwala zaplanować stronę, która nie tylko dobrze wygląda, ale też wyróżnia się na tle innych firm z tej samej branży. Dobrym uzupełnieniem researchu może być artykuł o tym, jak wybrać firmę do stworzenia strony internetowej — pokazuje, na co zwrócić uwagę przy wyborze wykonawcy, niezależnie od zakresu projektu.

Dobrym punktem odniesienia bywają też gotowe realizacje. Przegląd zrealizowanych projektów WenaIT pokazuje różne podejścia do podobnych branż i pomaga sprecyzować, jaki styl najlepiej pasuje do konkretnej firmy.

Funkcje, które strona ma obsługiwać

Zanim padnie pytanie o wygląd strony, warto ustalić, co strona ma faktycznie robić. Najczęściej pojawiają się: formularz kontaktowy, mapa dojazdu, sekcja blog lub aktualności, portfolio albo galeria realizacji, płatności online oraz obsługa dostaw i kurierów w przypadku sklepu. Nie każda firma potrzebuje wszystkich tych elementów naraz — czasem wystarczy formularz i dane kontaktowe, czasem potrzebna jest znacznie szersza funkcjonalność.

Jeśli funkcji jest niewiele, a oferta jest prosta, sensowną opcją bywa prostszy zakres strony zamiast rozbudowanego serwisu z funkcjami, które i tak nie będą używane. Kiedy taki wybór ma sens, a kiedy oznacza zbyt duży kompromis, opisuje artykuł o taniej stronie internetowej.

Domena, hosting i dostępy

Jeśli firma ma już zarejestrowaną domenę, warto ustalić, u kogo jest zarejestrowana i kto ma do niej dostęp. To samo dotyczy hostingu — jeśli strona już istnieje, przydają się dane dostępowe do panelu albo przynajmniej informacja, u kogo są przechowywane. Bez tego trudno zaplanować, jak przebiegnie publikacja nowej strony i czy trzeba będzie przenosić domenę między dostawcami.

Jeśli firma ma firmowe adresy e-mail powiązane z domeną, warto to zaznaczyć — zmiana ustawień domeny może mieć na nie wpływ, więc dobrze wiedzieć o tym z wyprzedzeniem, zanim cokolwiek zostanie zmienione.

Jeśli domeny jeszcze nie ma, to również nie przeszkoda w rozpoczęciu projektu — wystarczy zaznaczyć to w briefie jako osobną potrzebę.

Stara strona — co warto przekazać wykonawcy?

Jeśli firma zamienia obecną stronę na nową, pomocne są: adres obecnej strony, lista podstron, które warto zachować lub przenieść, treści, które sprawdziły się dotychczas, oraz informacja, czy istnieją dostępy do panelu, hostingu i domeny. Warto też wskazać, które adresy podstron są ważne z punktu widzenia dotychczasowego ruchu i linków prowadzących do strony — to ułatwia zaplanowanie przekierowań przy publikacji nowej wersji.

Nie trzeba samodzielnie oceniać, co technicznie da się przenieść, a co nie — wystarczy przekazać dostępne informacje i materiały, a resztę ustalić razem z wykonawcą już na etapie planowania nowej strony.

Checklista przed wypełnieniem briefu

Poniższa checklista porządkuje materiały opisane wyżej. Kolumna „Czy niezbędne na start” pokazuje, co warto mieć gotowe przed pierwszym kontaktem, co jest przydatne, ale nie musi być gotowe od razu, a co spokojnie można uzupełnić na dalszym etapie projektu.

Nie trzeba mieć skompletowanych wszystkich osiemnastu pozycji, żeby zacząć rozmowę o projekcie. Kolumna „Tak” pokazuje elementy, które najbardziej ułatwiają dobranie zakresu strony — reszta może dołączyć w trakcie pracy.

Jak WenaIT wykorzystuje brief przy wycenie?

Brief WenaIT nosi tytuł „Opisz projekt, a przygotujemy kierunek i wycenę” i pyta o kilka grup informacji: dane kontaktowe (imię i nazwisko lub firmę, e-mail, telefon), rodzaj potrzebnej usługi — stronę internetową, sklep WooCommerce, domenę, hosting, pocztę firmową albo SEO i marketing, planowaną liczbę podstron, orientacyjny budżet oraz termin startu. Dalej formularz pyta o potrzebne funkcje — formularz kontaktowy, mapę dojazdu, blog lub aktualności, portfolio czy realizacje, płatności online, dostawy i kurierów — a także o obecną stronę lub domenę, linki do inspiracji i krótki opis oczekiwań od projektu.

Na podstawie tych informacji WenaIT przygotowuje kierunek i wstępną wycenę. Jeśli w briefie zabraknie któregoś elementu, nie jest to problem — braki można doprecyzować w rozmowie, zamiast domyślać się ich na etapie projektowania.

Nie trzeba wypełniać briefu z myślą, że każda odpowiedź musi być ostateczna. Brief nie jest egzaminem — jego celem jest pokazanie, w jakim kierunku iść, a nie sprawdzenie, czy klient zna się na budowie stron internetowych.

Masz część materiałów albo dopiero zaczynasz? Wypełnij brief - pomoże nam dobrać zakres strony bez zgadywania.

Zobacz, jakie warianty stron internetowych realizuje WenaIT.

FAQ

Czy muszę mieć gotowe teksty przed zleceniem strony?

Nie. Wystarczy zestaw najważniejszych informacji o ofercie i firmie — dotychczasowe materiały marketingowe, krótkie opisy usług albo nawet luźne notatki. Ostateczne teksty na poszczególne podstrony można dopracować już w trakcie pracy nad projektem.

Czy mogę zlecić stronę bez logo?

Tak. Brak logo nie blokuje rozpoczęcia projektu. Wystarczy nazwa firmy i ewentualne wskazówki dotyczące kolorów lub stylu, a kwestię logo można ustalić osobno, na przykład już w trakcie rozmowy o projekcie.

Jakie zdjęcia warto przygotować?

Najlepiej sprawdzają się własne zdjęcia firmy, zespołu, wnętrz albo zrealizowanych projektów, do których firma ma prawa. Warto unikać przypadkowych zdjęć znalezionych w internecie bez sprawdzenia licencji — lepiej wskazać w briefie, że zdjęcia jeszcze nie są gotowe, niż wstawić materiał bez pewności co do praw do jego użycia.

Czy potrzebne są dostępy do domeny i hostingu?

Są przydatne, jeśli firma ma już działającą stronę lub zarejestrowaną domenę — ułatwiają zaplanowanie publikacji nowej strony. Jeśli domeny i hostingu jeszcze nie ma, to nie przeszkoda w rozpoczęciu projektu — wystarczy zaznaczyć to w briefie.

Co przygotować, jeśli mam już starą stronę?

Przydają się adres obecnej strony, lista ważnych podstron, treści warte zachowania oraz informacja o dostępach do panelu, hostingu i domeny. Na tej podstawie łatwiej zaplanować, co przenieść na nową stronę, a co zbudować od nowa.

Czy brief wystarczy do wyceny?

Brief to podstawa, na której WenaIT przygotowuje kierunek i wstępną wycenę. Dokładniejsza wycena zawsze zależy od zakresu, a braki w briefie można doprecyzować w rozmowie — nie trzeba wypełniać każdego pola idealnie, żeby ruszyć z projektem.

Co jeśli nie wiem, czy potrzebuję one page, czy strony firmowej?

To częste pytanie i nie trzeba znać na nie odpowiedzi przed kontaktem z wykonawcą. Różnicę między tymi podejściami — kiedy wystarczy jedna strona, a kiedy lepiej rozdzielić treść na podstrony — opisuje artykuł one page czy strona firmowa. Można też po prostu opisać oczekiwania w briefie i zostawić dobór formy do ustalenia.